Jak wypromować swoje wydarzenie?

Aktualności
09- 05- 2016
Udostępnij

Jak promować swoje wydarzenie?

Jak sprawić, aby o naszym wydarzeniu było głośno? Co zrobić, aby wzięło w nim udział jak najwięcej osób? Co więcej, jak sprawić aby czuli się zaangażowani w waszą akcję? W naszym poradniku znajdziecie wskazówki i pomysły na to jak wypromować wasze wydarzenie. Dowiecie się jak zainteresować innych swoim pomysłem, kontaktować się z mediami, napisać dobrą informację prasową.

Cel promocji. Jak przygotować plan promocyjny. Grupa docelowa. Planowanie czasowe.

Dlaczego chcecie promować swoje działania?

Na początku warto zadać sobie pytanie o cel naszej akcji promocyjnej. W przypadku Nocy Bibliotek celem promocji jest zachęcenie lokalnej społeczności do wzięcia udziału w konkretnym wydarzeniu. Po drugie, celem długotrwałym jest promocja czytelnictwa oraz zachęcenie do korzystania ze zbiorów biblioteki i zwrócenia uwagi na to miejsce jako miejscowego centrum kultury. „Noc Bibliotek” pozwoli na odnowienie wizerunku biblioteki i zachęcenie do korzystania z jej oferty (nowości książkowe, dostęp do czasopism i Internetu, wieczory autorskie, warsztaty i inne). Dlatego ważne jest, aby akcja promocyjna została starannie zaplanowana i przeprowadzona w sposób świadomy a działania wchodzące w zakres promocji muszą być odpowiednio rozłożone w czasie i najlepiej powiązane tematycznie.

Do kogo skierowana jest nasza kampania promocyjna? Ustalamy grupę docelową

Na samym początku zastanówmy się do kogo kierujemy nasze działania. Zadajmy sobie pytanie: kto powinien wiedzieć o projekcie i jak może na tym skorzystać? Dzięki ustaleniu grupy docelowej, będzie nam łatwiej skoordynować działania. Pamiętajmy, aby do swojego odbiorcy dopasować materiał, jak i język którym będziemy się posługiwać (inaczej przecież zwrócimy się do seniorów, dzieci, nastolatków, ich rodziców).

Jak sprawnie określić kto jest odbiorcą projektu?

Odpowiedzmy sobie na pytania:

kim są nasi odbiorcy i gdzie mieszkają?
w jakim są wieku,
co robią na co dzień,
w co wierzą, jakie wartości są dla nich ważne,
w jakich miejscach najczęściej bywają?
czy mają dostęp do mediów (jeśli tak, to do jakich najczęściej)?
czy korzystają Internetu? Jeśli tak, to na jakie portale mogą zaglądać?

Następnie zastanawiamy się za pomocą jakich mediów najlepiej do nich dotrzeć lub gdzie umieścić materiały promocyjne (plakaty, ulotki, informacje w internecie). Sprawdzamy też jaki zasięg będzie miał nasz projekt. Dzięki temu będziemy wiedzieć czy nawiązać kontakt z mediami lokalnymi, czy z tymi o zasięgu krajowym. Taka „burza mózgów” pozwoli nam też ocenić w jakim stopniu będziemy polegać na promocji w sieci, która dziś staje się jednym z najważniejszych narzędzi komunikacji.

Skuteczna komunikacja. Mów językiem korzyści.

Aby promocja była skuteczna musimy wyraźnie zaznaczyć:

czego oczekujemy od naszych odbiorców. Dlatego w materiałach promocyjnych piszmy: „przyjdź”, „sprawdź”, „zobacz”, „wysłuchaj”, „obejrzyj”, „podziel się opinią”, itp. Każdy komunikat promocyjny powinien kończyć się apelem.

jakie korzyści odniosą nasi uczestnicy. Dlaczego? Dlatego, że odbiorców przede wszystkim interesuje odpowiedź na pytania: Z czego będzie można skorzystać? Gdzie przyjść? Co zobaczyć? Czego się dowiedzieć? Co można przeczytać? Do czego będzie można mieć dostęp? To są właśnie konkretne korzyści z projektu.

Pamiętajmy, żeby zawsze podawać komplet informacji, tzn. co, gdzie, kiedy, dlaczego. Piszmy prostym językiem, unikaj żargonu zawodowego i zbyt wielu przymiotników.

Planowanie w czasie

Przede wszystkim zajrzyjmy do kalendarza. Nie planujmy finału akcji ani żadnych działań w czasie świąt, ferii albo w okresie kiedy nasi potencjalni uczestnicy mogą być zajęci (np. wakacje – dzieci, sesje egzaminacyjne – studenci). Sprawdźmy, kiedy odbywają się inne imprezy podobne do naszej: festiwale, targi książki. Postarajmy się, aby nasz akcje się nie dublowały.

Akcję promocyjną najlepiej zaplanować już podczas planowania samego projektu. Chodzi o to, żeby nasi potencjalni uczestnicy od początku wiedzieli co robimy. Dlatego zacznijmy od przygotowania harmonogramu zupełnie niezależnego od głównego harmonogramu projektu. Dlaczego? Ponieważ cześć działań promocyjnych (np. zachęcanie do zgłoszenia się) będziemy prowadzić przed rozpoczęciem projektu jako takiego, a cześć działań promocyjnych będzie towarzyszyć projektowi. W rezultacie uda nam się dotrzeć do większego grona odbiorców, co procentuje w przyszłości podczas realizacji waszych nowych projektów.

Działania, które wymagają promocji z wyprzedzeniem, to wszystkie działania rekrutacyjne, zgłoszenia dla uczestników, poszukiwanie wolontariuszy, ekspertów do współpracy. Jeśli zakładamy organizację flash mobu albo happeningu, potrzebujemy czasu na zebranie uczestników i zaplanowanie prób. Zastanówmy się również, ile czasu potrzeba nam na wydrukowanie materiałów promocyjnych i założenie strony internetowej, bloga, nagranie spotu reklamowego.

Natomiast w trakcie trwanie projektu starajmy się o nim przypominać i dbać o dobry wizerunek przedsięwzięcia. Regularnie umieszczajmy relacje z wydarzeń. Mogą to być różnego rodzaju prezentacje, blogi, vlogi, filmiki, inspiracje, coś czym chcemy się podzielić.

Bardzo ważne: koniecznie podzielmy się zadaniami w waszej grupie. Niech każdy będzie odpowiedzialny za co innego: za promocję, prowadzenie mediów społecznościowych, kontakt z mediami i partnerami, rekrutację, itp.

Jeszcze kilka wskazówek…

Pamiętajmy o udokumentowaniu naszej akcji. Zdjęcia, strony internetowe, blog to przydatne zasoby i źródła do kolejnych projektów. Po zakończeniu wydarzenia zastaną nam także kontakty do różnych instytucji, dziennikarzy, animatorów. Możemy je z powodzeniem wykorzystać w przyszłości.

Dostosujmy nasze działania promocyjne do środków i sił, którymi dysponujemy. Jeśli wiemy na pewno, że czegoś nie zdobędziemy, to nie róbmy niczego na siłę.

Postawmy na angażujące, niesztampowe działania – jeśli będą oryginalne i angażujące, to ich odbiorcy spodziewając się działań na tym samym poziomie, zaangażują się również w sam projekt.

2. Jak promować swoje działanie w mediach?

Jak napisać informację prasową?

Informacja prasowa to podstawowa forma kontaktu z dziennikarzami. W informacji krótko i konkrenie przedstawiamy naszą inicjatywę. Pamiętajmy przede wszystkim, że ma to być zwykły tekst informacyjny, który piszemy do zwykłych ludzi. To, co ma przykuć uwagę odbiorcy, możemy zapisać pogrubionym drukiem.

Co powinna zawierać dobra informacja prasowa?

Tytuł: Najlepiej nazwa naszego wydarzenia, nie piszcie nigdy w tytule „Informacja prasowa”.
Nagłówek (lead): Podstawowe informacje: kto, co, kiedy, kto jest organizatorem imprezy, najważniejsza myśl, to co najbardziej przyciąga w naszym wydarzeniu. Nagłówek powinien zachęcać do czytania.
Rozwinięcie: Zwięźle opisujemy nie tylko to co się będzie działo, zaplanowane akcje, ale też piszemy dlaczego uważamy, że nasze wydarzenie jest ważne, dlaczego to robimy, co jest w nim wyjątkowego.
Osoba do kontaktu: w kolejnym akapicie podajemy adres miejsca, czas, godziny otwarcia i koniecznie dane osoby do kontaktu (imię i nazwisko, email, telefon, stronę).

Przykładowy nagłówek (szablon):

Kto? – Biblioteka w… (nazwa miejscowości)
Co robi? – zaprasza na… np. na Noc Bibliotek
Kiedy? – 4 czerwca 2016
Gdzie? – w Szkole nr.1/ w bibliotece szkolnej/ publicznej nr.2/innym miejscu
Jak? – dzięki wsparciu…. (CEO, burmistrza, wójta, pana Kowalskiego, itp.)

Gdzie wysłać informację prasową:

najlepiej bezpośrednio do dziennikarza, który zajmuje się danym tematem np. kulturą, promocją czytelnictwa.

do odpowiedniego działu w wybranej przez nas redakcji gazety, magazynu, radia. Jeśli nasze wydarzenie ma na celu przyciągnąć głównie lokalną społeczność, postawmy na lokalne dzienniki, telewizję, radia. Możemy też wysłać zapytanie do redakcji głównej z prośbą o podanie odpowiedniego kontaktu. Pamiętajmy, że kontaktów możecie też poszukać w czasopismach czy na portalach internetowych, które zazwyczaj przeglądacie. Stwórzcie zawczasu swoją własną bazę kontaktów.

Jeśli postanowiliśmy wysłać wiadomość do kilku redakcji, wysyłajmy maile pojedynczo. Maile powinny być krótkie i treściwe, aby zachęcić do zapoznania się z naszym wydarzeniem (rozwlekłe maile mogą pozostać dłużej bez odpowiedzi). Dołączając załączniki starajmy się, aby nie były za ciężkie.

Nie bójmy się przypomnieć o sobie! Kilka dni po wysłaniu informacji prasowej (jeśli nie otrzymaliśmy odpowiedzi) warto zadzwonić do redakcji i upewnić się, czy informacja dotarła oraz czy zostanie wykorzystana. Możemy też poprosić o kontakt do dziennikarza zajmującego się danym tematem i skontaktować się osobiście. Podczas rozmowy nie zapomnijmy przedstawić się, poinformować skąd dzwonimy i koniecznie wspomnijmy czego dotyczy nasza informacja prasowa. Jeśli nie przeczytano jeszcze naszej wiadomości, zapytajmy czy możemy ją przesłać ponownie i umówmy się, kiedy możemy się znów skontaktować.

Akcja promocyjna. Materiały i promocje.

Materiały promocyjne (np. plakaty, ulotki) powinny zawierać kilka ważnych elementów:

nazwę imprezy;
hasło zachęcające do wzięcia udziału;
logo;
dokładną datę, godzinę i miejsce rozpoczęcia imprezy;
kontakt (adres e-mail, numer telefonu) do organizatorów;

Co możecie zrobić w ramach akcji promocyjnej?

Zacznijmy od prostych akcji i działań, w które warto się zaangażować nie tylko w okresie „Nocy Bibliotek”, ale też przez cały rok. W ten sposób zwrócimy uwagę na waszą placówkę.

Nie tylko przed, czyli przykłady działań promocyjnych przez cały rok

Gazetka biblioteczna – umieszczajmy recenzje i rankingi książek, nowinki z życia biblioteki, słowem – wszystko to, co chcielibyśmy zaprezentować czytelnikom.
Zmiany wizualne, takie jak zmodernizowanie logotypu, systemu oznaczeń, tabliczek firmowych, zadbanie o jednolitą kolorystykę materiałów promocyjnych i dokumentów. Wraz z tym krokiem możemy wprowadzić „gadżety” promocyjne np. torby, przypinki, zakładki, teczki, długopisy.
Organizowanie różnego rodzaju spotkań, imprez, wystaw, wieczorów autorskich , debat, paneli dyskusyjnych. Prowadzimy warsztaty, kluby dyskusyjne książek, – wszystkie te aktywności kreują wizerunek biblioteki jako miejsca, w którym tętni życie.
Organizujemy targi książki, coroczne dni biblioteki, festiwale, pikniki literackie lub inne akcje promujących czytelnictwo. W ten sposób zostajemy zauważeni nie tylko przez czytelników, ale też przez potencjalnych partnerów medialnych i finansowych! Także udział w ogólnopolskich akcjach promujących czytelnictwo, takich jak np. Cała Polska czyta dzieciom, pozwoli nam zostać zauważonym.
Zaprośmy do współpracy miejscowe władze, wspólne obchodźmy lokalne rocznic i święta, bierzmy aktywny udział w ich przygotowywaniu. Takie działania pomogą nam w przyszłości, szczególnie kiedy będziemy szukać partnerów do wsparcia naszych eventów.
Strona internetowa to często wizytówka całego przedsięwzięcia. Jest to świetne miejsce do zamieszczania informacji praktycznych (dane kontaktowe, informacje o nowościach), jak i tych z życia biblioteki (aktualności, harmonogram prowadzonych zajęć, newsy ze świata książki i literatury w Polsce i na świecie);
Mówiąc o stronie internetowej, należy wspomnieć też o prowadzeniu bloga. Może stanowić zamiennik lub uzupełnienie oficjalnej strony. Jego założenie jest bardzo proste, a efekty mogą być zaskakujące! O ile więc strona ma wymiar przede wszystkim informacyjny, blog może stać się medium, dzięki któremu bibliotekarz piszący notki wejdzie w bardziej bezpośredni kontakt z komentującymi je czytelnikami. Najpopularniejszymi platformami, na których można założyć bloga są Blogger, Blox, Onet.pl i WordPress.
Dobrze jeśli biblioteka posiada profil na portalu społecznościowym. Najpopularniejsze to Facebook,Twitter, Youtube, Instagram (więcej o promocji w mediach społecznościowych przeczytaj w punkcie 3).
Możemy spróbować nawiązać współprace z popularnymi portalami poświęconymi literaturze, np. Lubimy czytać, Biblionetka.

Promowanie konkretnego wydarzenia

Plakat, ulotki, wlepki – przygotowane ręcznie albo na komputerze;
Aktywność na portalach społecznościowych gdzie regularnie informujemy o naszych dotychczasowych osiągnięciach, utworzenie specjalnego fanpage’a dedykowanemu konkretnej inicjatywie prowadzonej przez waszą bibliotekę;
Załóżmy bloga poświęconego wydarzeniu (jeśli go jeszcze nie prowadzicie). Możemy publikować recenzje książek, dzielić się inspiracjami i dobrymi radami, informować czytelników o postępach w projekcie. Jest to też sposobność na żywy kontakt i lepsze poznanie potencjalnych uczestników wydarzenia.
Marketing szeptany – polecajcie i zachęcajcie do uczestnictwa znajomych! Mówi się, że to najskuteczniejsza metoda promocji, gdy kolega przekaże informację koledze, a ten zachęci następnego, a ten… i tak dalej, i tak dalej…
Ogłoszenie w mediach lokalnych (radio, Internet, prasa, telewizja)
Organizujemy eventy, np. wystawy, ekspozycje, panele dyskusyjne, spotkania ze znanymi osobami, konferencje prasowe związane z tematyką naszej akcji
Happening – artystyczne lub quasi-artystyczne wydarzenie zorganizowane w przestrzeni publicznej. Z narracją, dramaturgią, scenariuszem.
Flash mob – czyli akcje w przestrzeni publicznej, z książkami w roli głównej . Warto mieć kogoś, kto flash mob (lub happening) nagra i wrzuci na stronę projektu. Dzięki temu wydarzenie żyje dwa razy. Obejrzyjcie filmiki i znajdźcie swoją inspirację, np. tu flash mob czytelniczy w Poznaniu: https://www.youtube.com/watch?v=kInRNhmeBHQ
Road show – seria spotkań w różnych miejscach prezentujących projekt. Scenariusz spotkania w każdym miejscu (przedstawienie się, ciekawa prezentacja, pytania) jest najczęściej kopią poprzedniego. Choć dyskusja będzie pewnie inna, w zależności od grupy odbiorców. Warto wybrać instytucje, które muszą lub powinny dowiedzieć się o tym, co planujemy lub robimy i zaproponować im spotkanie.
Ambasadorowie projektu – Warto aby swojego wizerunku udzieliły znane postacie, osoby publiczne, autorytety, celebryci. Mogą być gośćmi naszego wydarzenia, mogą udzielić wywiadu (np. w formie wideo), który opublikujemy na stronie, sfotografować się w promocyjnym kontekście i pokazać, że wspierają nasz projekt.
Mediateka projektu – będą to np. fotowystawy, vlogi, filmiki. Nie trzeba o projekcie czytać, można zobaczyć lub obejrzeć. Pamiętajmy, że w dzisiejszych czasach kultura obrazkowa i wideo szczególnie przemawiają do ludzi. Możemy prowadzić vloga, czyli kręcić krótkie filmy z postępów lub najważniejszych wydarzeń w projekcie. Możemy także założyć kanał na YouTube i aktualizować relację o projekcie poprzez to medium.
Konkurs z nagrodami/plebiscyt – często jest narzędziem promocyjnym, bo przykuwa uwagę (korzyść w postaci nagrody) i angażuje odbiorców do działania. Działanie sprawia, że nasza wiedza o projekcie rośnie, a nastawienie zmienia się na przychylne. Sprawmy, by odbiorcy mogli się zaangażować w ten sposób, że będą odpowiadać na pytania, być kreatywni (wymyślać slogany, wiersze, przesyłać historie lub zdjęcia) związane z tematyką projektu. Nadesłane prace (odpowiedzi, fotografie) opublikujmy. Zagwarantujmy nagrody – dobrze, żeby były atrakcyjne (możesz je pozyskać od sponsorów), ale też w jakiś sposób związane z projektem

Radio/tv/gazeta w projekcie

Dużym wydarzeniem i sukcesem promocyjnym będzie wizyta lokalnego radia, tv lub prasy podczas realizacji lub na zakończenie projektu. Możemy ją sami zainicjować – znajdując dziennikarza, który pisze o tym, czym się w projekcie zajmujemy lub wydawca programu radiowego lub telewizyjnego. O czym pamiętać, gdy już zostaniemy zaproszeni:

kluczem do sukcesu przed występem jest solidne przygotowanie się do wywiadu. Zastanówmy się co jest informacją najważniejszą, a co tylko fakultatywną, pomyślmy nad kluczowym przeslaniem naszej akcji.
dowiedz się, ile masz czasu na wypowiedzenie się i do tego kryterium dostosuj temat i formę wystąpienia. Krótkie i konkretne odpowiedzi, mało dygresji.
Podczas rozmowy z dziennikarzem nie mówimy o rzeczach oczywistych, nie mówimy, że robimy bardzo „ciekawe rzeczy”. Postawmy raczej na konkrety, np. „Za tydzień zaczynamy kampanię czytelniczą w naszym mieście. Będziemy robić to i tamto, organizujemy np. flash mob, happeing, warszaty. W kampanię zaangażowane są licea, burmistrz, organizacje”. W ten sposób zwrócimy na siebie uwagę i uda nam się dotrzec do dużego grona odbiorców.

3. Jak promować swoje działanie w mediach społecznościowych?

Narzędzia promocji dostosuj do odbiorców. Wbrew pozorom, nie zawsze Internet musi służyć promocji. Wykorzystajmy tylko te metody i materiały promocyjne, które skutecznie dotrą do naszych (określonych już) grup docelowych.

Chyba najpopularniejszym medium promocyjnym są obecnie portale społecznościowe – bardzo popularne w ostatnich latach, ułatwiają dotarcie przede wszystkim do młodych ludzi.

Planując naszą strategię w mediach społecznościowych odpowiedzmy sobie koniecznie na pytania:

kim jestem, do kogo mówię, po co;
czy nasza organizacja jest przygotowana by zdobyć i utrzymać zainteresowanie w mediach społecznościowych? Pamiętajmy, że nie ma nic bardziej smutnego niż pozostawiony sam sobie, nieaktualizowany fanpage, strona, blog;
czy potrafimy zabawiać, informować, rozmawiać;
skąd weźmiemy treści;
kto zajmie się ich publikacją? To jest bardzo ważne zagadnienie. Należy od początku ustalić, kto będzie się codzienną komunikacją zajmował. W mediach społecznościowych wszystko jest publiczne, kiedy zależy nam na odzewie ze strony ludzi, nie możemy pozostawić pytań bez odpowiedzi, musimy udzielić informacji;
czy jesteśmy przygotowani na kryzys i niewygodne pytania? Musimy być gotowi na krytykę ze strony ludzi. Także na zalew pytań i dyskusje, często też niewygodne. Niestety w sieci spotkamy wielu nieprzychylnych, czasem wręcz nienawistnych ludzi, bez względu na to co robimy. Niektóre przypadki można oczywiście zgłaszać moderatorom, ale z wieloma „hejtami” zostaniemy niestety sami;
jak komunikuję się z użytkownikami? Zastanówmy się tez, w jaki sposób się zwracamy do siebie: jesteśmy ze sobą na ty, czy jednak stosujemy formy grzecznościowe. Jakie są wartości którymi będziemy się podpierać;
czy mamy na to wszystko budżet? Prowadzenie np. fanpage’a to odpowiedzialne zajęcie, bo w ten sposób tworzymy wizerunek naszej organizacji. Kosztuje nas to też czas i wysiłek;
czy te kanały społecznościowe są naprawdę dla was? Pamiętajmy, że jest ich wiele i konta na każdym portalu prowadzimy trochę inaczej. Każda nowa platforma to mnóstwo pracy! Przekazy i grono odbiorców się różnią, więc nie możemy tej samej informacji umieścić w identycznej formie na różnych portalach. Lepiej mieć też jeden dobry kanał, fanpage, niż kilka chaotycznie prowadzonych.
Czy „tylko my…” – dokończ zdanie. Czym wyróżnia się nasza organizacja na tle innych jej podobnych? Jeśli umiemy odpowiedzieć na to ostatnie pytanie, to znaczy, że w jakiś sposób wyróżniamy się na tle innych organizacji, w czym jesteśmy szczególni. Jest to bardzo ważne przy promocji naszych inicjatyw.

Przepis na sukces?

Pamiętajmy też, że nie ma jednej recepty na sukces. Każda platforma rządzi się swoimi prawami. Są jednak pewne „składniki”, dzięki którym możesz odnieść sukces w social mediach.

Materiały starajmy się umieszczać pamiętając o zasadzie AIDA, czyli:

Attention: na ile dany materiał przyciąga uwagę;
Interest: zainteresowanie, podtrzymanie go, ludzie chcą czytać dalej, oglądając;
Desire – na ile chcemy się w to zaangażować;
Action – na ile skłania do działania.

Elementy dzięki którym wiadomości rozchodzą się po sieci:

emocje – nawet radykalne, mocne wzruszenie;
praktyczna wiedza – bardzo skuteczny sposób. Dobre rady i wskazówki, pomoc w życiu codziennym (przykładem takiego fanpage’a na Facebooku jest „Tasty!”), to sprawia, ze zapamiętujemy i chętnie wracamy;
szpan – snobizm, coś co sprawia, że ludzie będą nas postrzegać jako mądrzejszych, lepszych, tych bardziej „cool” (niestety do części odbiorców dociera się właśnie w ten sposób, co nie oznacza, że nie mamy z tego korzyści);
opowieści, historie pokazane z perspektywy zwykłych ludzi (np. weteran wojenny zaadoptował pieska, siostry odnajdują się po latach)
zdjęcia – dobre zdjęcia, obrazki, mogą czasem powiedzieć więcej niż tysiąc słów;
publikowanie newsów, intrygujących treści na bieżąco ( w tym wypadku liczy się bardzo refleks);
humor, zabawa, rozrywka
znane twarze, celebryci, wpływowe osoby, autorytety
publikowanie filmików: mają one większy zasięg niż zdjęcie.

Codzienna rutynowe zajęcia:

podaj dokładny kontakt do siebie, informacje o lokalizacji, godzinach otwarcia, mail, telefon, także strona internetowa, blog – jeśli posiadacie.
zadbaj o profesjonalny wygląd profilu – pamiętaj o dobrych zdjęcia profilowe, na osi czasu;
najlepiej oryginalnie załadowany plik z naszego dysku, film to może być zbiór zdjęć

Kiedy najlepiej publikować nasze materiały?

Ustalmy jakąś porę wrzucania treści, np. w godzinach rannych, wieczornych (ok 20.00), albo w weekendy.
Używajmy hasztagów, porządkuje to treści np. na Facebooku, ale nie przesadzajmy. Jest to o tyle użyteczne, że niektórzy dziennikarze przeszukują treści używając właśnie hasztagów.
Zadbajmy o spójny wygląd obrazków, materiałów graficznych.
Nie prośmy o za częste udostępnianie, to może w pewnym momencie bardzo zniechęcić.
Sprawdzajmy ile osób polubiło nasze wydarzenie, jaki ma zasięg. Możecie posłużyć się ankietą, jeśli chcesz zapytać co interesuje naszych fanów (followersów)?

4. Patronat medialny

Patronat medialny z pewnością może nam pomóc nagłośnić działania projektowe i dotrzeć do szerszego kręgu odbiorców. O ubieganiu się o patronat medialny trzeba pomyśleć dużo wcześniej. Dobrze mieć już wtedy gotowy przynajmniej wstępny plan naszej akcji, plakat (wzór), ulotki.

Przygotujcie się dobrze do współpracy z patronem

Zastanówcie się jakiego medium potrzebujesz. Sprawdźmy czy nasza grupa odbiorców czyta/ogląda słucha to medium. Informacje znajdziecie na stronach marketingowych firmy. Zapoznajcie się z regulaminem dostępnym na stronie danego medium czy organizacji. To wam pozwoli na lepsze opracowanie waszego wniosku.

Przed wysłaniem wniosku stwórzcie atrakcyjną ofertę patronacką. Pomyślcie czego oczekujecie ze strony patrona. Chcecie żeby o was powiedziano w programie, aby napisano w gazecie, zrobiono reportaż? Napiszcie o tym. Bądźcie przy tym realistami i nie proście też o zbyt dużą ilość materiałów. Ustalcie nad czym dokładnie medium ma objąć patronat i postarajcie się opisać to krótko i konkretnie (pół strony w zupełności wystarczy). Dopiszcie w wiadomości lub mailu, że możecie dosłać więcej informacji i materiałów. Odpowiedzcie sobie na pytanie: co możecie dać partnerom medialnym w zamian? Mogą to być logotyp na plakatach, innych materiałach: zeszyty, banery reklamowe (rollup), standy.

Co zawrzeć w wiadomości/wniosku?

Informacje o wydarzeniu (co, gdzie i kiedy będzie się działo);
organizatorze (kto za tym stoi, czy ma jakieś doświadczenie);
korzyściach dla patrona medialnego ;
konkretnych oczekiwaniach od patrona medialnego (kiedy i czego się spodziewamy – im konkretniej, tym lepiej).

Pisząc wniosek bądźmy konkretni, nie podawajmy ogólnikowych informacji. Nie wysyłajmy tego samego maila, tej samej oferty do wielu mediów – zorientują się. Wysłanie dużej ilości załączników powinno być czymś uzasadnione. Nie powinny też dużo warzyć i zawsze być odpowiednio (i krótko!) zatytułowane.

Wyślijmy wniosek do konkretnego działu lub osoby odpowiedzialnej za promocję i patronaty medialne (kontakt znajdziemy na stronie internetowej). Ofertę możemy wysłać mailem, możemy też uprzedzić telefonicznie, że przesyłamy ofertę.

Po zawarciu umowy patronackiej dbajmy o terminowość i samodzielność podczas realizacji zobowiązań. Informacje wysyłajmy w terminie, z wyprzedzeniem poprośmy o logo do nadrukowania, czy materiały do dystrybucji. Asertywnie przypominajmy i dbajmy o realizację zobowiązań drugiej strony (pytajmy o termin publikacji, sprawdzajmy, czy został dotrzymany). Nie zepsujmy kontaktu na przyszłość i zakończmy współpracę w dobrych stosunkach. Wyślijmy podziękowania za wsparcie medialne, pokażmy co zawdzięczamy patronowi.

5. Przykłady akcji promocyjnych związanych z czytelnictwem

Jedynym ograniczeniem jest w tym przypadku wyobraźnia pracowników bibliotek. W ramach akcji promocyjnej można przeprowadzić różne akcje związane z czytelnictwem lub nawiązujące do hasła „Nocy Bibliotek”.

W najbliższym sklepie do każdego zakupu klient dostaje kartkę z wydrukowanym wierszem autora lub przechodnie losują z kapelusza pasek z fragmentami utworów. Być może ta akcja zachęci kogoś, żeby sięgnąć po całą książkę pisarza.
Ściana ze Słowami: na ścianie zawieszona jest duża plansza z papieru, po której można pisać. Obok zawieszony wydruk z powiększonym tekstem wiersza lub fragmentu prozy. Przechodzień czyta tekst, po czym jego zadaniem jest wybranie jednego słowa bądź zdania, które jest mu w tym momencie najbliższe, może najbardziej intrygujące. Następnie wypisuje to słowo na planszy.
Można przygotować wlepki bądź ulotki z wierszami/ fragmentami dzieł danego autora, następnie umieszczać je i rozdawać w strategicznych punktach miejscowości.
Wiersze na ścianach: miłośnicy multimediów mogą przygotować widowisko multimedialne, w której dojdzie do połączenia słowa, obrazu i dźwięku.
Prowadzimy szkolny blog z recenzjami, gazetkę literacką, kolumnę literacką w szkolnej gazetce lub audycję w szkolnej rozgłośni radiowej.
Spróbujmy bić rekordy w czytaniu: zmieniając lektorów przeczytajmy na głos jedną książkę od deski do deski.
Zorganizuj coś na wzór wystaw z książkami. W miejscach, w których nikt by się tego nie spodziewał, zorganizuj mały kącik z wybranymi tytułami. Najlepiej żeby każda taka „wystawa” miała swój motyw, temat, np. książki o zwierzętach, wybrane pozycje danego autora, horrory, przygodowe, klasyka, itp. Zadbaj o ozdoby, tło, zbuduj mini scenografię wokół książek.
Słyszeliście kiedyś o Loesje? Jeśli nie, warto zapoznać się z działalnością tej grupy. Chodzi o krótkie teksty umieszczane w przestrzeni publicznej (w formie murali, wlepek, plakatów), mające za zadanie zaintrygować przypadkowego przechodnia i skłonić do refleksji (albo uśmiechu). Doskonały pomysł na promocję wydarzenia! Więcej na oficjalnej stronie projektu: http://www.loesje.pl
Dobrym pomysłem jest też bookcrossing. Zadbajmy o to, aby miejsce, w którym wymieniamy się książkami przyciągało uwagę. Książki możemy zostawiać nie tylko pod dachem, ale też w specjalnie do tego celu wykonanych biblioteczkach plenerowych. Sporo informacji o bibliotekach plenerowych i bookcrossingu znajdziecie tu: http://www.lustrobiblioteki.pl/2016/02/5-miast-promujacych-biblioteki-w.html i tu http://www.lustrobiblioteki.pl/2012/06/mikrobiblioteki-po-drodze-do-domu.html oraz tutaj http://varsisava.pl/bookcrossing-warszawa-111-ksiazek/
Możemy stworzyć Ścianę Czytelniczych Inspiracji, na której umieszczamy ulubione cytaty, tytuły, autorów. Możemy też zeskanować okładki lub wybrane fragmenty starych książek i gazet i umieścić je w „strategicznych” punktach. W ten sposób zwrócimy uwagę na nasze wydarzenie. Wykorzystajmy też skany jako dekoracje lub nawet motyw przewodni dla Nocy.
Organizujemy flash moby, np. czytamy w miejscach publicznych, najlepiej w często uczęszczanych miejscach (główny plac, rynek, galeria handlowa, dworce, parki).
Zainteresowanie możemy tez wzbudzić umieszczając w różnych miejscach (zarówno w tych wirtualnych jak i prawdziwych) projekt swojego czytelniczego…mema. Ciekawe przykłady znajdziecie np. na portalu „Wącham Książki”: http://www.wachamksiazki.pl
Jeśli są wśród was miłośnicy street artu, to dlaczego nie wykorzystać tej techniki do promocji? Może znamy kogoś kto mógłby stworzyć mural, graffiti promujący czytelnictwo albo naszą akcję? Pamiętajmy, aby zdobyć odpowiednie pozwolenie na zagospodarowanie ewentualnej przestrzeni pod malunek (chyba, że sami dysponujemy jakąś wolną ścianą:)). Zobacz więcej na Ebook Friendly: http://ebookfriendly.com/books-libraries-in-street-art/
Instalacje książkowe, książkowe rzeźby to bardzo efektowny sposób zwrócenia uwagi. Przykłady dość zaawansowanych instalacji tu (http://www.thisiscolossal.com/2011/09/boooooooooks/), ale od czegoś zawsze trzeba zacząć.
Ciekawe inspiracje do różnych konstrukcji, instalacji książkowych, rysunków, murali czytelniczych możesz znaleźć np. na portalu Pinterest, który umożliwia publikowanie zdjęć pochodzących z różnych stron internetowych w jednym miejscu i ich tematyczne segregowanie: https://pl.pinterest.com/. Szukajmy np. pod hasłami: sztuka z książek, instalacje książkowe, księgarnie, books murals, books street art.

Na podstawie publikacji CEO:

Magdalena Wachol, „Jak wypromować wydarzenie?”
Anna Mirska-Czerwińska, „Jak wypromować bibliotekę?”
Tydzień czytania – „Inspiracje” z programu Szkoła z klasą

oraz webinariów:

Gabriela Kunert, „Jak promować swój projekt w mediach społecznościowych?”
Zuzanna Piechowicz, „Jak promować swoje działanie w mediach?”